10 lezioni per il successo nella vita direttamente da Marco Aurelio

Le cose urgenti? Sono un inganno del cervello. Time management e la matrice di Eisenhower


Le cose urgenti? Sono un inganno del cervello! Il cervello dà priorità a compiti che non meritano tale priorità, ecco perché la migliore soluzione da attuare è la matrice di "Eisenhower".

Una serie di esperimenti di ricercatori americani pubblicati sul Journal of Consumer Research hanno dimostrato che le persone preferiscono dedicarsi ai compiti più urgenti anche se di minore importanza, a scapito di quelli più importanti, solo per il fatto che i primi hanno un termine preciso di fattibilità. Il nostro cervello tende a preferire le ricompense immediate o di breve termine piuttosto che quelle di lungo termine, che potrebbero non arrivare, anche nel caso in cui quest'ultime avessero una valenza e una ricompensa maggiori.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante. - Dwight Eisenhower
Siamo tutti vittima di una sorta di illusione ottica che ci fa vedere più grandi ed importanti le cose che ci sono più vicine nel tempo, tralasciando quelle che vediamo in lontananza. E' come essere convinti che lo schermo del computer sia più grande di un'auto che vediamo in lontananza dalla finestra solo perché lo schermo è davanti ai nostri occhi. Un'illusione ottica appunto. Ed è proprio la stessa cosa che accade al nostro cervello nel dare le priorità se non lo alleniamo a gestirle nel corretto modo.

Tale situazione è stata definita "effetto della mera urgenza" da un gruppo di ricercatori americani che dopo una serie di esperimenti hanno dimostrato come le persone siano più attratte mentalmente a svolgere attività urgenti che hanno un intervallo di tempo limitato per essere completate. In pratica sono convinte che:

Perseguire un compito urgente ha di per sé un'attrattiva maggiore, a prescindere dalla grandezza della ricompensa

La matrice di Eisenhower

Come opporsi a tale incoerenza? Gli esperti di Time Management (gestione del tempo) sono da molti anni che consigliano "la Matrice di Eisenhower", un metodo che si basa sulla frase del 34esimo presidente degli Stati Uniti "Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante". Questa affermazione, se compresa nel profondo può aiutare a differenziare le attività da compiere classificandole in quattro diverse aree: attività da compiere subito, quelle da pianificare, quelle da delegare, quelle da evitare. Tutto molto razionale.

La matrice di Eisenhower (definita anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people) permette la gestione delle priorità attraverso la valutazione delle attività secondo 4 criteri.


Ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

È opportuno precisare innanzitutto che “importante” è un concetto soggettivo: ciò che è importante per te può non esserlo per qualcun altro, ed inoltre ciò che è importante oggi può non esserlo in un altro momento della tua vita. Le priorità sono legate ai nostri valori, principi ed obiettivi, e possono quindi essere diverse per ciascuno di noi. Imparare a gestirle con la consapevolezza della nostra scala di valori è quindi fondamentale per una efficace gestione del tempo, soprattutto quando si lavora in team.

Il concetto di “urgente”, invece, è oggettivo, e dipende unicamente dalla variabile tempo. Va applicato quindi a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.

Il significato dei quadranti:

N.1 = Crisi: urgente e importante
N.2 = Qualità: importante e non urgente
N.3 = Inganno: urgente e non importante
N.4 = Spreco: non importante e non urgente

Nel n.1 troviamo quelle azioni che vanno svolte al più presto e che non sono delegabili ad altri (telefonate, cose da fare nelle prossime ore o in giornata, cose già scadute). Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di perdere il controllo della situazione, portandoti a lavorare costantemente con l'acqua alla gola, in eterna emergenza.

Nel n.2 sono presenti le azioni importanti ma non urgenti, come le attività delle prossime settimane, i progetti a medio/ lungo termine, nuove strategie operative, ricerca d nuove opportunità di business. Avendo carattere strategico a medio termine possono essere affrontate senza la pressione dell’urgenza. Ma è importante non rimandarne la loro esecuzione perché potrebbero entrare nel quadrante n.1 dopo appena 4-10 giorni.

Nel n.3 ci sono le attività urgenti ma non importanti, si tratta di azioni ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, quasi sempre dipendenti da persone o comunque situazioni esterne, spesso e volentieri delegabili (riunioni superflue, mansioni che non ti competono ma che ti sono state date da qualcun altro, richieste di urgenze di altri, ecc.). Impiegare il tuo tempo nelle attività del quadrante n.3 ruberà le tue risorse ed energie che invece dovrebbero essere rivolte al n.1.

L'ultimo quadrante il n.4 comprende tutto ciò che non ha importanza: attività banali o superflue, distrazioni, scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente. Molto spesso le false urgenze sono vie-di-fuga per chi ha impegni che non vuole o ha paura di affrontare, e che inevitabilmente finirà per passarli ad altri o rimandarli a data imprecisata.


A cosa serve compilare una matrice di Eisenhower?

Non aspettare più, crea la tua Matrice di Eisenhower oggi e inserisci all'interno dei 4 quadranti le attività che dovrai svolgere nei prossimi 2-3 mesi, ti accorgerai di quanto sia semplice migliorare la nostra condizione di vita / lavoro, semplicemente scegliendo correttamente le priorità. Pianificando anticipatamente il tuo lavoro utilizzando la Matrice di Eisenhower ti consentirà di aumentare la tua produttività, ridurre lo stress stress, e disporre di più tempo libero da dedicare ai tuoi affetti ed alle tue passioni.

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