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Time Management: addio multitasking, impariamo a gestire meglio il tempo


Addio al multitasking, agli elenchi di attività e alle urgenze. Leggi i suggerimenti per diventare più efficace sul lavoro e ridurre lo stress da scadenze.

COMPETENZE NELLA GESTIONE DEL TEMPO
Per la gestione ottimale del tempo servono abilità manageriali, e queste sono molto più preziose di quanto si possa immaginare, perché migliorandole è possibile riuscire ad ottenere maggiore successo in qualsiasi attività: studio, lavoro, vita privata.

Accade a tutti noi di non avere abbastanza tempo per terminare tutte le attività che dovevamo svolgere. Il tempo corre. Ma ci sono persone con particolari abilità che riescono a gestire meglio il tempo, altre invece faticano. Più attività accentriamo su di noi e più stress accumuliamo (anche se siamo bravi a gestire le tempistiche). Per questo motivo servono delle competenze speciali sulla "gestione del tempo" che possono essere assimilate. Una volta identificate le modalità con cui possiamo migliorare l'organizzazione del nostro tempo, possiamo cominciare a gestire le nostre routine ed i modelli di comportamento per andare a migliorare l'efficacia delle nostre azioni e ridurre lo stress.

Urgenza = il tempo domina
Importanza = il valore domina

Cosa serve? Per prima cosa: A) definizione di obiettivi chiari, creazione di un Planning, B) suddivisione degli obiettivi in piccoli step, C) programmare momenti di analisi e revisione dei progressi. Ma non bastano. Tempo e complessità sono intrinsecamente legati, il primo ha effetti sulla seconda e viceversa. Per chi ha responsabilità decisionali o di guida di persone, sa che un enorme e costante flusso di informazioni può portarlo al "tilt", alla mal gestione delle proprie decisioni.

SEI UN WORKER O UN LEADER?
Prendo spunto da un articolo di Emiliano Soldi apparso su ICT4HR in cui si parla di Time Management, dove viene spiegato come qualsiasi lavoro oggi abbia necessità eccezionale di dettaglio, specializzazione e leadership (anche per i lavori comunemente definiti minori come idraulico, falegname, ecc.). Non importa se sei un Manager o un Carpentiere, oggi, devi possedere capacità di Team Building, Leadership e Time Management. Devi saper guidare il tuo team di persone, con gli opportuni mezzi e il giusto grado di autonomia e fiducia.


Oggi, non puoi più essere un semplice Worker (lavoratore), alle aziende servono dei "Leader" o almeno dei buoni lavoratori con alte capacità di gestione, controllo e organizzazione delle attività.

LA SINDROME DELLO STUDENTE

E' necessario dotarsi di strumenti efficaci per governare la variabile tempo. Eliyahu M. Goldratt, ideatore della Teoria dei Vincoli, cita a tal proposito la "sindrome dello studente", cioè come le persone inizino comunemente ad impegnarsi solo all'ultimo momento, poco prima della scadenza. Questo sembra che scientificamente non sia riconducibile al caso: l'essere umano riesce ad evitare distrazioni solo di fronte a scadenze temporali molto vicine. Preso dall'urgenza: smette di posticipare, aumenta il grado di concentrazione e riadatta le sue abitudini in base all'obiettivo.

Senza una scadenza vicina, sembra che l'uomo medio tenda a vivere secondo le proprie abitudini. Questo però, non significa che il successo arrivi solo grazie all'inserimento di scadenze impegnative, anzi, nel lungo periodo le scadenze assillanti causano stress negativo che porta a: frustrazione, stanchezza, abbassamento dei livelli di performance, presa di decisioni sbagliate.

Da queste premesse, nasce la teoria del time-boxing di Piers Steel; secondo i suoi studi, quando vogliamo ottenere risultati importanti è necessario: circoscrivere temporalmente le attività necessarie. E' importante creare un'agenda con gli obiettivi chiari, dettagliata riguardo agli argomenti con assegnazione di tempi ragionevoli a persone collegandole alle azioni da svolgere. Ultimo punto: pianificare brevi riunioni di analisi dei progressi.

ADDIO AL MULTITASKING
Sfatiamo il mito del multitasking, chi svolge più attività in contemporanea spreca il 20% di risorse in più. Gestire bene il proprio tempo significa saper selezione al meglio le attività da svolgere. Se si identificano le priorità riusciremo ad ottenere un valore maggiore di efficienza. E' fondamentale evitare lo svolgimento di attività contemporanee.

Nella tabella qui sotto sono riassunti gli indici derivanti dagli studi di Clark, Wheelwright, Weinberg e Gerald M. (dei primi anni '90) che dimostrano come il frequente passaggio da un'attività all'altra (multitasking) causi uno spreco vicino al 20% delle proprie risorse, andando ad impattare negativamente sulle performance.



IL PRINCIPIO DI PARETO
L'80/20 paretiano può essere adottato anche alla gestione manageriale, dobbiamo ricordare infatti che mediamente:

- L'80% dei risultati si ottengono con il 20% di sforzo e viceversa.
- L'80% dei profitti ci arrivano dal 20% dei clienti
- L'80% delle attività hanno bassa priorità, quindi è sufficiente gestire con efficacia il 20% delle attività per riuscire a dare il massimo ed ottenere ottimi risultati

Il difficile è, ovviamente, saper riconoscere quali attività appartengono a quel 20% che possono darci risultati importanti, lasciando ad un secondo momento l'80% delle attività rimanenti. 
Qui sotto un'interessante Presentazione di Luca Foresti sull'argomento Time Management, in cui vengono presentate teorie e soluzioni rilevanti come il metodo GTD (getting things done) secondo il quale la gestione del tempo riguarda 5 stadi: raccogliere, esaminare, organizzare, verificare, fare. 

Time Management - Presentazione di Luca Foresti

SUGGERIMENTI PER DIMINUIRE LO STRESS

- Prendere nota (abituarsi a scrivere l'importante)
- Centralizzare i Database o archivi documentali
- Organizzare subito tutto ciò che arriva (non procastinare)
- Fare subito le attività che richiedono meno di 2 minuti
- Concludere sempre le riunioni con risultati, prossime azioni, designazione di responsabili, tempistiche, tempo limite
- Trattare solo le azioni concrete, non le idee vaghe
- Ogni azione/attività deve essere collegata ad un obiettivo o micro-obiettivo (pianificato)
- Non lasciarsi travolgere da richieste momentanee di altri

COME RIUSCIRE AD ATTRIBUIRE LE GIUSTE PRIORITA'?
E' importante iniziare con la creazione di una lista delle attività da svolgere, per passare poi all'assegnazione delle priorità, che può essere svolta grazie ad un utilissimo strumento: la matrice urgente/Importante (qui sotto nell'immagine).

Ogni attività dovrebbe essere selezionata in base alla matrice:
Ricorda che un'attività urgente = ha una precisa data di scadenza. Mentre un'attività importante = attività legata ad un obiettivo.

Detto questo, vediamo le 4 diverse aree della matrice:
  • Immediato. Attività critiche su cui è necessario lavorare subito perché molto urgenti e importanti. E’ bene gestirle subito con attenzione massima.
  • Delega con presidio. Attività urgenti ma secondarie. E' possibile delegarle ad un assistente competente, ma serve presidio, controllandone lo svolgimento.
  • Delega totale. Attività importanti ma più routinarie, da completare prima che diventino urgenti. Devono essere delegate.
  • Pianificazione. Attività non urgenti e meno importanti, devono essere pianificate con persone e tempistiche. Devi/puoi delegarle.
COME DELEGARE
Non è semplice riuscire a delegare. Serve esperienza e la volontà di dare fiducia ai propri collaboratori. Se desideri dei consigli, puoi seguire questi 6 importanti concetti, semplici ma fondamentali:

1) Definire con chiarezza gli obiettivi e non i mezzi
2) Mettersi a disposizione per coaching/aiuto se richiesto
3) Definire insieme alla persona le tempistiche
4) Riunione di analisi prima della scadenza
5) Premiare e riconoscere pubblicamente il successo
6) Criticare nel dettaglio ma in modo costruttivo (mai in pubblico)

Time management, consigli per gestire meglio il proprio tempo.

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About Simone Serni

Fondatore di Social Media Marketing Italia svolge attività di docenza corsi e consulenza su: Digital Marketing, Brand Building, Motivazione, Leadership, Personal Branding.